LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

7. La importancia de la información en la empresa.

Antes que nada debemos de definir que es administración y que es un proyecto: "Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos".

Otra definición es la de koontz "La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas".

Entonces podemos definir a la administración como el proceso de organizar, planear,

Dirigir y controlar; actividades y recursos con el fin de lograr un objetivo.

Ahora definimos que es un proyecto "un proyecto es una organización de gente dedicada a un propósito u objetivo específico".

Habiendo definido los conceptos de administración y de proyecto podemos decir que "La administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y parámetros de realización".

Después de haber visto la definición de administración de proyectos podemos dar nuestro punto de vista acerca de que es la administración de proyectos; La administración de proyectos Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc) un problema o cosa.

8. ¿Qué es la administración de proyectos?

Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen las necesidades y se desarrollan las características del trabajo, una completa implantación a medida de que se realice el trabajo y conclusión de las fases conforme se complete el trabajo el proyecto llega a su final. Este ciclo es invariable, aunque (como sucede con las personas no se conoce o no se respeta por completo).

"La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso específico. No existe ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida".

La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por diferentes razones estas pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida, brincarse algunas etapas por creerlas no importantes y hacer modificaciones al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.

En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuentan para el proyecto, se establecen presupuestos totales y se hace una organización preliminar. Se aplican estudios de factibilidad para saber si se puede resolver el problema o no; al término de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no continuar con el proyecto.

1. Factibilidad.

Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la organización y a la administración pero en esta se detalla mejor el presupuesto, la calendarización y el financiamiento que le otorgan al proyecto.

2. Diseño.

Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Hay que decir que esta etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a las demás ya que las anteriores la fase de factibilidad y la fase de diseño son orgánicas y de carácter evolutivo, mientras que la fase de producción es de alto grado mecanicista.

3.Producción.

4. Culminación y puesta en marcha.

Culminación y puesta en marcha: En esta etapa se hacen pruebas finales al proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente verificando que no tenga fallas lógicas.

2. Ciclo de vida de un proyecto.

Vamos a empezar definiendo que es un sistema; analizaremos varias definiciones y después elaboraremos una tratando de tomar de cada una de ellas lo más esencial de la idea que nos dan:

"El sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o información sobre energía o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida información o energía u organismos".

"Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados".

"Un sistema es un agregado de personas, cosas, información etc agrupados en conjunto de acuerdo con un objetivo".

Entonces podemos definir que sistema es un conjunto de cosas, objetos, conceptos y elementos conectados unos con otros que interactúan para lograr un objetivo en común.

0. Elementos de un sistema.

3. ¿Qué es un sistema?

Son aquellos que hacen el sistema sin alguno de estos elementos simplemente no existiría un sistema.

Los elementos de un sistema son:

•Conceptos.- definiciones de cosas o actividades.

•Objetos.- pueden ser por ejemplo, una maquina de escribir compuesta de varias partes.

•Sujetos.- como puede ser los integrantes de un equipo de fútbol.

Todo sistema cuenta con estos elementos. Por tanto también se dice que un sistema es un agregado de entidades que están formadas por elementos.

4. Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

Todo sistema tiene un ciclo de vida así como los humanos nacemos, crecemos, nos reproducimos y morimos los sistemas cuentan con un ciclo muchos autores manejan menos o más etapas pero la idea es la misma a continuación solo describiremos el ciclo de vida que desde un punto de vista es el más entendible.

Fases:

•Fase conceptual.

•Fase de definición.

•Fase de adquisición o de producción.

•Fase operacional.

•Fase de muerte.

"La fase conceptual es aquella en la que la idea se concibe y se le hace una evaluación preliminar".

En esta fase se examinan el medio se realizan pronósticos se evalúan los objetivos y alternativas, se realiza una evaluación por primera vez de costos y aspectos relacionados con el tiempo del sistema al mismo tiempo se hace la estrategia básica la organización y los requerimientos de recursos. El propósito fundamental de la fase conceptual es hacer un estudio sobre papel de todos los requerimientos. Para proporcionar la base de una evaluación detallada que posteriormente se hará en la etapa siguiente.

Siempre hay una tasa alta en porcentaje de sistemas potenciales que no serán realizados, esto debe ser así, puesto que el proceso de estudio de esta fase conceptual tiene como objetivo identificar proyectos que tienen un alto riesgo y no son factibles o no son prácticos desde el punto de vista técnico, económico y del ambiente.

1. Fase conceptual (descripción)

El propósito principal de esta fase es definir lo más pronto posible y exacto, los costos, los programas, la realización y los requerimientos de recursos y si todos estos elementos concordaran económica y técnicamente.

"La fase de definición solo narra con mayor detalle que es lo que queremos hacer, cuando queremos hacerlo, como lo llevaremos a cabo y cuanto costara".

2. Fase de definición.

"El propósito de esta fase de adquisición o de producción es adquirir y probar los elementos del sistema y el sistema total mismo utilizando los estándares que se desarrollaron durante las fases precedentes. El proceso de adquisición involucra aspectos tales como la implantación real del sistema, la fabricación del equipo, la asignación de autoridad y de responsabilidad, la construcción de las instalaciones y la conclusión de la documentación de apoyo".

Esta fase puede describirse como la fase de desarrollo de las actividades que anteriormente fueron definidas en la fase de definición.